BAB I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Setelah perkembangan
teknologi informasi yang sedemikian pesatnya, maka semakin banyaklah perusahaan
di Indonesia yang menerapkan Sistem Informasi Managemen (SIM). Karena mereka
mulai menyadari SIM sangat besar manfaatnya bagi peningkatan kinerja
organisasi. Perusahaan yang tidak
mengikuti perkembangan teknologi informasi pada dewasa ini tidak akan unggul di
dalam persaingan. Ukuran penggunaan sistem berhubungan erat dengan pendekatan
kepuasan pemakai. Banyak peneliti mengakui bahwa kepuasan pemakai SIM merupakan
indikator yang penting dalam menentukan keberhasilan dalam mendesain dan
mengimplementasikan SIM. Akan tetapi sebenarnya Sistem Informasi
Managemen (SIM) telah ada sebelum adanya perkembangan teknologi informasi
(teknologi komputer). SIM telah digunakan oleh para pimpinan organisasi atau perusahaan,
dalam upaya pengambilan keputusan walaupun masih terbatas. Saat itu, proses
pengambilan keputusan yang dilakukan masih sangat sederhana.
Segala sesuatunya masih berjalan secara manual
dan masih lamban karena semua data yang tersimpan dalam bentuk lembaran -
lembaran arsip yang beraneka ragam. Sehingga
pimpinan memerlukan suatu informasi yang berhubungan dengan sesuatu yang
harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada cara selain membongkar
semua arsip yang dibutuhkan. Kadangkala jika arsip tersebut telah ditemukan
tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam, atau bahkan mungkin sudah rusak
karena dimakan rayap atau kutu buku dan sejenisnya. Pendek kata, proses
pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar dari pengambilan keputusan
bagi sang pimpinan sangatlah lamban dan membutuhkan waktu yang lama.
Sistem informasi manajemen diharapkan mampu
membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat
dan akurat. Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam
aktivitas yang dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi
tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik. Dalam usaha
memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan.
Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan
masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk
memanfaatkan kesempatan. Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin
rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi
informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu
manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support
systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama
untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung untuk tingkatan
tertentu saja. Ada dua alasan penting mengapa manajemen membutuhkan sistem
pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya.
Salah satu fungsi manajemen adalah
perencanaan. Dalam proses perencanaan, pihak manajemen berusaha memikirkan apa
saja yang akan dikerjakannya, berupa ukuran atau jumlahnya, siapa yang akan
melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi/perusahaan dapat
tercapai. Dalam kerangka itu semua, diperlukan informasi, dan informasi yang
relevan dengan proses perencanaan harus disediakan. Alat untuk menyediakan
informasi tersebut dapat berupa sebuah SIM, atau dapat juga usaha khusus
seperti pengumpulan data baik internal maupun eksternal, yang nantinya dapat
menghasilkan informasi yang dibutuhkan dan memberikan kontribusi pada kinerja
pemakai. Jadi, informasi adalah bahan dasar bagi pimpinan organisasi atau mana-
jer dalam membuat rencana, merumuskan kegiatan atau mengambil kebijakan/
keputusan. Pengambilan keputusan meru- pakan peranan manajemen yang paling
penting, dan tersedianya sumber informasi yang reliabel merupakan komponen
kunci bagi pembuatan keputusan manajemen.
BAB
II
Pembahasan
Konsep
Pengambilan Keputusan
2.1 Proses Pengambilan Keputusan
Model pengambilan
keputusan menurut Herbert A. Simon sebagai dasar menjelaskan proses
pengambilan keputusan terdiri dari tiga tahap pokok, yaitu:
1.
Penyelidikan (Inteligence). Mempelajari lingkungan
untuk menentukan kondisi keputusan. Data mentah diperoleh, diolah, dan
disajikan untuk dijadikan petunjuk yang dapat mengidentifikasi persoalan.
2.
Perancangan (Design). Mendaftar, mengembangkan, dan
menganalisis arah tindakan yang mungkin. Hal ini meliputi proses-proses untuk
memahami persoalan, menghasilkan pemecahan, dan menguji kelayakan pemecahan tersebut.
3.
Pemilihan (Choice). Memilih arah tindakan tertentu
dari semua yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.
Model pengambilan
keputusan menurut Rubenstein dan
Haberstroh mengemukakan langkah – langkah berikut :
1.
Pengenalan Masalah atau
kebutuhan untuk pengambilan keputusan
2.
Analisis dan laporan
alternatif
3.
Pemilihan diantara
alternatif
4.
Komunikasi dan
pelaksanaan keputusan
5.
Langkah lanjutan dan
umpan balik hasil keputusan.
Kedua model
tersebut tidak saling bertentangan. Model Simon pada dasarnya mengatakan bahwa
pelaksanaan adalah keputusan dan keputusan lain diperlukan untuk langkah
selanjutnya.
Model Simon adalah relevan bagi perancangan
sistem informasi manajemen.
2.1.1
Tahap
proses penyelidikan.
Merupakan proses pencarian melibatkan suatu
pengujian data baik dalam cara yang telah ditentukan dahulu maupun dalam cara
khusus. SIM harus menyediakan kedua fasilitas tersebut. Sistem informasinya
sendiri harus memeriksa semua data dan menimbulkan suatu permintaan uji pada
manusia atas situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi
harus menyediakan saluran komunikasi untuk persoalan yang diterima agar
dialirkan ke atas dalam organisasi sampai diambil suatu tindakan terhadapnya.
2.1.2
Tahap
proses perancangan.
SIM harus memiliki model-model keputusan
ntuk mengolah data dan menimbulkan pilihan pemecahan. Model tersebut harus
membantu dalam menganalisis pilihan.
2.1.3
Tahap
proses pemilihan.
Sebuah SIM adalah paling efektif bila hasil
rancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong keputusan. Bila pilihan
telah diambil, peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik
dan penaksiran kelak.
2.2.1 Tahap penyelidikan dan Perancangan.
Terdapat tiga aspek
terpenting dalam tahap penyelidikan dan perancangan.
2.2.1.1
Penemuan
masalah.
Menemukan perbedaan antara beberapa situasi yang ada dan
harapan. William F. Pounds mengidentifikasi empat model yang
menghasilkan harapan yang berbeda dengan kenyataan dengan menggunakan model
pengukuran:
A.
Model Historical
B.
Model Planning
C.
Model Organisasi
D.
Model
Extraorganizational
2.2.1.2
Formulasi
masalah.
Untuk mengidentifikasi masalah, sehingga aktivitas rancangan dan
pemilihan sesuai dengan masalah empat strategi untuk mengurangi kompleksitas
formulasi:
1.
Menentukan batasan
2.
Mengamati perubahan
3.
Memecah masalah menjadi
sub masalah yang lebih kecil
4.
Memusatkan pada elemen
pengendali
2.2.1.3
Pengembangan
alternatif.
Dilakukan secara kreatif dengan meningkatkan prosedur dan dukungan
mekanisme. Kreativitas dapat ditingkatkan dengan bantuan antara lain:
A.
Skenario
B.
Analogi
C.
Brainstorming, checklist
D.
Kerangka proses
keputusan
2.3 KERANGKA KERJA DAN
KONSEP PENGAMBILAN KEPUTUSAN.
Ada beberapa cara untuk mengklasifikasikan
pengambilan keputusan. Pemahaman terhadap kerangka kerja dan konsepnya dapat
dibahas sebagai berikut:
2.3.1 Sistem Pengambilan
Keputusan.
2.3.1.1 Sistem Keputusan Tertutup.
Dalam sistem keputusan
tertutup menganggap bahwa keputusan terpisah dari masukan yang tidak diketahui
dari lingkungan. Sistem pengambilan keputusan tertutup biasanya
menggunakan model kuantitatif. Dalam sistem ini pengambil keputusan
dianggap:
1. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua
akibat atau hasilnya masing-masing.
2. Memiliki metode yang memungkinkan dia membuat
urutan kepentingan semua alternatif.
3. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu,
misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.
2.3.1.2 Sistem Keputusan terbuka.
Memandang keputusan
sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui.
Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan
kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambil keputusan dianggap tidak harus
logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas
hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif,
kemampuan menangani suatu model keputusan. Model keputusan terbuka menganggap
bahwa pengambil keputusan:
1.
Tidak mengetahui semua
alternatif dan semua hasil
2.
Melakukan pencarian
secara terbatas untuk menemukan beberapa alternatif yang memuaskan.
3.
Mengambil suatu
keputusan yang memuaskan tingkat aspirasinya.
2.3.2
Pengetahuan
terhadap hasil (Knowledge Of Outcomes).
Suatu hasil menentukan apa yang akan terjadi
bila sebuah keputusan diambil. Dalam pengambilan keputusan ada tiga jenis
pengetahuan yang berhubungan dengan hasil:
1. Kepastian (Certainty).
Pengetahuan yang lengkap dan akurat mengenai hasil tiap pilihan.
Hanya ada satu hasil untuk setiap pilihan.
2. Resiko (Risk).
Hasil yang mungkin timbul dapat diidentifikasi
dan satu kemungkinan yang terjadi dapat dihubungkan dengan masing-masing hasil.
Ketidakpastian (Uncertaninty). Berbagai hasil
mungkin terjadi dan dapat diidentifikasi, tetapi tidak ada pengetahuan dari
kemungkinan yang dapat dihubungkan dengan masing-masing hasilnya.
2.4
Model
Keprilakuan pada Pengambilan Keputusan Keorganisasian
2.4.1
Pencarian Problemistik
Teori keprilakuan
berdalil bahwa pencarian adalah berdasarkan aturan – aturan yang agak sederhana
1. Pencarian
secara local baik yang dekat pada gejala – gejala yang ada maupun yang dekat
dengan pemecahan yang ada.
2. Bila
pencarian local gagal, kembangkan pencarian ke bidang – bidang keorganisasian
yang lemah sebelum pindah ke bidang lain.
2.4.2
Pemahaman
Keorganisasian
Organisasi menunjukkan
perilaku yang sanggup menyesuaikan dengan berjalannya waktu. Mereka merubah
tujuan dan merevisi pencarian berdasarkan pengalaman mereka.
2.4.3
Penerapan
Model Keprilakuan Pengambilan Keputusan pada SIM
Teori leprilakuan
adalah sebuah model deskriptif dari pengambilan keputusan keorganisasian. Di sini
tekanannya adalah pada pemuasan, penghindaran ketidakpastian untuk
mengendalikan lingkungan, adanya tujuan yang tidak konsisten berdasarkan
persekutuan keorganisasian para anggota yang ada, pencarian persoalan yang
sistimulasi, dan perilaku penyesuaian keorganisasian dengan berjalannya waktu. Nilai
utama pola keperilakuan pada perancangan SIM adalah menyadarkan perencanaan
pada pertimbangan – pertimbangan keperilakuan.
BAB
III
Penutup
3.1
Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan diatas
sangatlah jelas bahwa hadirnya teknologi komputer telah memberikan kontribusi
yang sangat positif dalam sistem informasi manjemen dan SIM juga sangat
dibutuhkan oleh para pemimpin dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk
pengambilan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan. Bagi manajer, kehadiran
komputer dalam SIM bukan saja memberikan kontribusi positif, lebih jauh dari
itu, proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah,murah, dan dapat
dipertanggungjawabkan. Sehubungan dengan hal uraian tersebut di atas, maka
dapat diambil beberapa kesimpulan:
1.
SIM bukanlah komputer,
ia merupakan pengembangan dari ilmu manajemen dan telah ada jauh sebelum
hadirnya komputer;
2.
SIM merupakan metode
bagi para pimpinan perusahaan/manajer dalam upaya pengambilan keputusan yang
dapat dipertanggunjawabkan;
3.
Hadirnya teknologi
komputer telah mem- bawa perubahan besar bagi aktivitas Sistem Informasi
Manajemen;
4.
SIM yang berbasis komputer dapat menyajikan
informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang mermutu, bernilai
dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/ organisasi, yang
akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak basi atau
kadaluwarsa;
5.
Dengan adanya SIM
berbasis komputer penyimpanan arsip atau dokumen- dokumen yang dilakukan oleh
para man- ager secara komputerisasi lebih efektif dan efisien daripada
sebelumnya yang dengan menggunakan penyimpanan secara manual. 6.
Dengan adanya SIM berbasis komputer penyimpanan secara komputerisasi
ini dapat diproses dengan cepat dan dalam pencariannya tidak membutuhkan waktu
yang lama, selain itu dokumen dapat dirawat secara digital.
Dengan aktivitas SIM yang berbasis komputer ini,
para pimpinan perusahaan/ manajer dapat lebih mudah, murah, efisien dan efektif
dalam upaya pengambilan kepu- tusan, termasuk di dalamnya dalam melaku- kan
fungsi-fungsi manajemen, seperti per- encanaan (planning), pengorganisasian
(organizing), penggerakkan (actuating), dan pengawasan (controlling) yang hasil
kepu- tusannya tersebut harus dapat dipertang- gungjawabkan.
DAFTAR PUSTAKA
Davis, Gordon B., Management Information Systems : Conceptual
Foundations, Structure, and Development, Tokyo : McGraw-Hill Kogakusha,
1974; Terj, Adiwardana, Andreas S., Kerangka
Dasar Sistem Informasi Managemen Bagian I: Pengantar, Jakarta, PT. Pustaka
Binaman Pressindo, 2002, Cetakan ke-12.
